Date : Jeudi 5 juin 2025
Lieu : La Mêlée, Toulouse
Animé par : Cyrille Sanson & Maïlis Amalric
Le 5 juin 2025, la communauté WordPress Toulouse s’est réunie à La Mêlée pour un moment unique de partage et de réflexion : le bilan du tout premier WordCamp Toulouse, qui s’était tenu deux semaines plus tôt, le 23 mai. Ce 67e meetup un peu particulier a permis de revenir sur les coulisses d’un événement marquant pour la communauté locale, mais aussi d’en tirer des enseignements pour l’avenir.
Bilan du WordCamp Toulouse
1. Contexte général
Le WordCamp Toulouse 2025 s’est tenu au Théâtre de la Cité à Toulouse, avec :
- le 22 mai 2025 : journée de contribution, organisée par l’association WPFR (WordPress Francophone) à La Cantine by La Mêlée.
- le 23 mai 2025 : journée principale de conférences sous la bannière officielle WordCamp
2. Chiffres clés
- Billets pris : 303 (28 absents) – Biarritz 2023 (304, 55 absents) – Rennes 2024 (396, 20 absents)
- Billets gratuits (sponsors, bénévoles) : 66 (77 à Biarritz, 73 à Rennes)
- Participants présents : 275
- Sponsors :
- 20 micro-sponsors
- 17 sponsors (tous niveaux) + o2switch + sponsors globaux
- Budget total : environ 70 000 €
- Revenus billetterie + micro-sponsors : 9 640 €
- Équipe :
- 10 organisateurs actifs
- 21 bénévoles mobilisés le jour J
- Période de préparation (12 mois) :
- Réunion de validation de candidature avec WordCamp Central : janvier 2024
- Premières recherches de salles : printemps 2024
- Ouverture du site et lancement officiel de la communication : 12 mars 2025
- Fréquence des réunions (~1 heure) :
- 1 réunion hebdomadaire depuis janvier 2024
- 2 réunions hebdomadaires à partir du 24 avril 2025
3. Organisation et commissions
L’organisation s’est structurée autour de différentes commissions thématiques :
- Lead officielle : Maïlis Amalric
- Mentor : Patricia Brun Torre
- Orateurs : Cyrille Sanson, JB Couton
- Sponsors : Mathias Peguet, JB Couton, Mike Lecomte
- Animation : Cyrille Sanson, Gaël Bastide
- Traiteur – restaurant : Cyrille Sanson, JB Couton
- Théâtre de la Cité (logistique lieu) : Mathias Peguet
- Communication : Christelle Stasse, Jean-Baptiste Jumeau (DA)
- Site web : Valentin Grenier
- Gestion des bénévoles : Maïlis Amalric
- Accueil : Maïlis Amalric
- Accessibilité : Marie Comet, Mathias Peguet
- Finance – comptabilité : Maïlis Amalric
- Gestion des risques : Mathias Peguet
- Post-mortem : Mathias Peguet
- Captation vidéo : Olivier Gobet
- Support : Thomas Piron, Amel Saadi Cherif, Ines Flipo
La coordination des tâches a été assurée via le Frama.space/Nextcloud et les échanges quotidiens sur Discord.
4. Programme
Le programme a proposé 18 conférences de 30 minutes, incluant :
- Des conférences variées sur WordPress, le web et les bonnes pratiques.
- Un débat contradictoire encadré sur les « forces et faiblesses techniques de WordPress ».
- Un jeu de networking innovant « Crée ton site WordPress », favorisant les échanges entre participants et sponsors.
- Un after au Théâtre de la Cité en soirée avec un buffet et une musique d’ambiance dont le volume sonore à permis d’échanger dans de bonnes conditions.
5. Partenaires et sponsors
Le financement s’est appuyé sur un important travail de prospection des sponsors, structuré selon un rétroplanning précis. Les sponsors locaux et globaux ont permis de sécuriser l’événement dans un cadre budgétaire équilibré malgré une part relativement faible des revenus liés à la billetterie.
6. Focus sur le jeu « Crée ton site WordPress »
Le jeu de networking, conçu spécifiquement pour cette édition, a permis de :
- Constituer 30 « sites web » sous forme de groupes de participants rassemblant les différents rôles (WordPress / Thème / Extension).
- Impliquer environ 150 personnes sur les photos de groupe, représentant environ 100 participants uniques.
- Générer 20 publications LinkedIn combinant le hashtag officiel #WCToulouse et un tag de sponsor, offrant ainsi une belle visibilité en ligne pour les partenaires
- Dynamiser fortement le photobooth, habituellement plus actif en soirée, et l’utiliser dès l’après-midi.
- Recevoir des retours très positifs des participants, soulignant l’aspect ludique et facilitateur de rencontres.
- Bénéficier d’un animateur de jeu bien perçu, qui a contribué à fluidifier et encourager la participation.
- Noter que le jeu a réellement démarré dans l’après-midi, une fois les participants bien installés dans le rythme du WordCamp.
Points d’amélioration identifiés :
- Préparer en amont des lots plus attractifs afin d’encourager une participation encore plus massive.
- Prévoir un accompagnement renforcé pour inciter les plus timides à constituer leur équipe dès le début de la journée.
7. Points positifs
- Forte mobilisation de l’équipe organisatrice et des bénévoles.
- Excellente gestion des risques et logistique.
- Grande diversité des sujets proposés.
- Très bon engagement des sponsors locaux et globaux.
- Participation active de la communauté régionale et nationale.
8. Axes d’amélioration pour les futures éditions
- Poursuivre le travail de diversification des sources de financement.
- Anticiper plus tôt la communication et la promotion pour maximiser la billetterie.
- Affiner certains aspects logistiques en lien avec le lieu (fluidité accueil, signalétique, etc.)
- Consolider la documentation et les outils partagés dès le démarrage du projet.
9. Conclusion
Ce WordCamp Toulouse 2025 restera dans les mémoires comme une grande première à la fois professionnelle, chaleureuse et porteuse d’avenir. Il a démontré la vitalité de la communauté WordPress toulousaine et sa capacité à porter des projets ambitieux avec rigueur et convivialité. Merci à toutes celles et ceux qui ont contribué à cette belle réussite.
After convivial au Poêle de la Bête
Après ce retour collectif sur le WordCamp, les échanges se sont poursuivis dans une ambiance détendue au Poêle de la Bête, juste en face de La Mêlée. Un moment informel mais riche, où participants, bénévoles et organisateurs ont partagé un verre, des idées… et quelques anecdotes des coulisses de l’événement.
Conclusion et prochains rendez-vous
Ce 67e Meetup a offert un précieux retour d’expérience sur une aventure collective d’envergure. Il a permis de prendre du recul, de célébrer le travail accompli, et surtout de préparer ensemble la suite. Un grand bravo à toute l’équipe du WordCamp Toulouse pour son engagement, sa rigueur et son enthousiasme communicatif.
📅 Prochain Meetup : septembre 2025 – Un nouveau cycle d’échanges reprendra à la rentrée. Nous vous tiendrons informé·es très prochainement. En attendant, bel été à toutes et tous !
