Annuler une facture dans Dolibarr : Guide pour micro-entrepreneurs, PME et professions libérales

Pourquoi annuler une facture ?

Annuler une facture peut être nécessaire dans plusieurs situations courantes, notamment :

• Modification demandée par le client : Parfois, le client souhaite que le montant, le libellé ou d’autres détails de la facture soient corrigés.
• Changement des conditions fiscales : Par exemple, la TVA doit être appliquée alors qu’elle ne l’était pas initialement, ou inversement.
• Erreur dans les informations de la facture : Une erreur peut s’être glissée, comme une mauvaise date, une adresse incorrecte, ou des produits/services erronés.
• Annulation d’une commande ou d’un contrat : Si une commande est annulée ou un contrat résilié, il devient nécessaire d’annuler la facture associée.
• Conformité comptable : Annuler et émettre un avoir garantit que les documents restent conformes aux exigences légales et comptables.

Chaque situation nécessite de suivre une procédure claire pour s’assurer que l’annulation est bien enregistrée et que les comptes restent cohérents.

Pourquoi ne pas simplement supprimer une facture dans Dolibarr ?

• Dolibarr est conçu pour respecter des règles comptables strictes,
• Une facture validée doit être corrigée ou annulée par un avoir, pas supprimée,
• Cela garantit la traçabilité (continuité de la numérotation) et la conformité, ce qui est essentiel pour les micro-entrepreneurs, PME et professions libérales,
• Il est tout de même possible de supprimer une facture, tant qu’elle n’a pas été validée, car elle n’a pas encore de numéro.

Fin du casse-tête

Annuler une facture dans Dolibarr peut parfois devenir un casse-tête, surtout si cela ne fait pas partie des tâches que vous réalisez fréquemment. Comme beaucoup, j’ai dû chercher plusieurs fois comment faire, ce qui m’a poussé à rédiger ce tutoriel. Ainsi, la prochaine fois que j’aurai besoin de cette procédure, je saurai exactement où chercher : ici sur mon site.

Ce guide illustré vous propose une méthode claire et pratique pour utiliser un avoir afin d’annuler une facture tout en garantissant une gestion comptable propre et simple.

Tutoriel pour annuler une facture dans Dolibarr*

*Captures d’écran faites avec Dolibarr 19.0.0.

Étape 1 : Créer une facture d’avoir

1. Accédez à la facture à annuler dans le module « Factures ».

2. Cliquez sur « Créer facture avoir ».

3. Paramétrez la facture d’avoir :
   • Choisissez si l’avoir doit inclure toutes les lignes ou uniquement le montant restant à payer.
   • Vérifiez les détails (montants, TVA, etc.).
   • Validez pour générer la facture d’avoir.

Étape 2 : Convertir l’avoir en crédit disponible

1. Une fois la facture d’avoir créée, ouvrez-la.
2. Cliquez sur « Marquer comme crédit disponible ».
3. Cela transfère le montant de l’avoir en crédit client, prêt à être utilisé.

Étape 3 : Appliquer le crédit à la facture annulée

1. Retournez sur la facture initiale.
2. Dans la section « Réductions ou crédits disponibles », sélectionnez l’avoir (voir capture d’écran ci-dessous).

2. Cliquez sur « Appliquer » pour solder la facture.

Résultat :

• La facture initiale est marquée comme « Payée ».
• L’avoir est indiqué comme « Utilisé ».

Conseils pratiques

• Archivage : Conservez les documents (facture initiale et avoir) pour votre suivi comptable.
• Communication client : Informez vos clients des modifications effectuées pour plus de transparence.
• Vérification finale : Assurez-vous que les documents n’apparaissent plus comme « Impayés » dans Dolibarr.

Conclusion

Ce tutoriel est là pour vous éviter de refaire les mêmes recherches à chaque fois que vous avez besoin d’annuler une facture dans Dolibarr.

Suivez ces étapes et gérez vos factures et avoirs en toute simplicité. Si ce guide vous a été utile, n’hésitez pas à consulter les autres articles sur mon site.

Voir aussi la documentation de Dolibarr.